Assistente de Diretoria

Descrição da vaga

Prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à Diretoria, garantindo a organização da agenda, o acompanhamento de demandas, o controle de informações e o cumprimento de prazos.

Principais atividades e responsabilidades:

Secretariado e agenda:
Organizar e administrar a agenda da Diretoria.
Agendar reuniões, compromissos e visitas.
Confirmar horários e compromissos com clientes, fornecedores e parceiros.
Organizar viagens, reservas e deslocamentos.
Recepcionar e direcionar visitantes e contatos da Diretoria.

Apoio administrativo:
Organizar documentos, contratos e arquivos.
Realizar cotações e orçamentos.
Elaborar planilhas, relatórios e apresentações.
Redigir e encaminhar e-mails e comunicados.
Atualizar informações nos sistemas gerenciais.
Organizar documentos para assinatura e aprovação.

Acompanhamento de demandas:
Registrar e acompanhar solicitações da Diretoria.
Controlar prazos e cobrar retornos dos responsáveis.
Acompanhar pendências administrativas.

Intermediar a comunicação entre a Diretoria e os departamentos.
Elaborar atas de reuniões e acompanhar as ações definidas.

Apoio à gestão:
Organizar informações para reuniões e tomadas de decisão.
Consolidar relatórios enviados pelos departamentos.
Acompanhar o andamento de atividades e projetos.
Auxiliar no controle de processos administrativos.
Manter sigilo sobre informações estratégicas e confidenciais.Ensino médio completo; superior em Administração, Secretariado ou áreas relacionadas será diferencial.
Domínio de Excel, Word, e-mail e ferramentas de agenda.
Excelente comunicação verbal e escrita.
Organização, discrição e atenção aos detalhes.
Proatividade e capacidade de administrar múltiplas demandas.
Experiência anterior em funções administrativas ou de secretariado.

Perfil desejado: Profissional organizada, discreta, ágil, resolutiva e com capacidade de antecipar necessidades da Diretoria.